Las 5 claves para celebrar eventos presenciales seguros

La cancelación del evento más esperado del año en Barcelona, el Mobile Word Congres 2020 fue el punto de inflexión de lo que sería el peor año para la industria de eventos y sectores culturales y deportivos. El miedo al contagio del COVID-19 y las restricciones de movilidad y reunión han hecho que se anularan todas las grandes Ferias, conciertos y Congresos en España. Pero, ¿podríamos celebrar eventos masivos a pesar de la pandemia?

Investigadores alemanes han querido responder a esta pregunta y hace poco salió a la luz los resultados de su estudio RESTART-19 realizado por la Universidad de Medicina de Halle (Saale). Esta investigación demuestra la posibilidad de organizar eventos de forma segura “bajo condiciones específicas” durante la pandemia. Gracias al análisis de varios eventos monitorizados celebrados en Alemania los meses de verano, han definido los puntos clave a tratar para la organización de cualquier evento presencial que garanticen la seguridad en términos sanitarios.

¿Cómo organizar eventos seguros a pesar de la COVID-19?

En base a sus hallazgos, los investigadores han derivado lo siguiente recomendaciones:

• Los lugares para los eventos requieren un sistema de ventilación que proporcione intercambio regular del aire.
• Los protocolos de higiene deben continuar vigentes: uso obligatorio de mascarillas, limpieza de manos y desinfección de áreas comunes.
• Mantener la distancia en los asientos y en el espacio disponible, por lo tanto, el número de invitados debe ser ajustado a la capacidad de aforo permitido por las autoridades.
• Durante el evento, la comida debe realizarse en áreas con asientos para evitar aglomeraciones y evitar largos períodos de contacto en colas de espera.
• Se debe acceder al lugar a través de varias entradas para dirigir flujos de visitantes. Las áreas de espera deben estar al aire libre.

Durante el estudio se dieron cuenta que el mayor número de contactos se daba durante la admisión al lugar y en puntos de espera. Es por esto que gran parte de los esfuerzos de planificación de un evento debe centrarse en estos aspectos.

Aquí es donde KeyCenter Smart podemos ofrecer una solución tecnológicamente avanzada para el control de acceso rápido y seguro en diferentes puntos de acceso y el control de aforo del evento.

Una app para la acreditación a los eventos y conciertos

Siguiendo las recomendaciones de los investigadores alemanes es fundamental ofrecer diferentes entradas para dispersar el flujo de personas y no crear aglomeraciones. Sin duda proporcionar diferentes horarios de entrada también es una de las soluciones para evitar colas en las entradas. Todo ello sin perder en seguridad del local ni el control del tráfico de personas.

Fomentar las gestiones online, desde el pago, certificados de asistencia, promociones y sobretodo las acreditaciones, ayuda a la reducción del contagio por coronavirus SARS-CoV-2. En este caso KeyCenter proporciona las acreditaciones a través de una aplicación móvil que los asistentes del evento se pueden descargar gratuitamente. Se envían las claves de acceso con la posibilidad de estar restringidas en horarios y espacios (por ejemplo, en zonas VIP o micro eventos como presentaciones o charlas). En todo momento hay una trazabilidad remota e instantánea del flujo de personas para poder decidir y planificar cambios o restricciones en cualquier momento.

Reducimos considerablemente las colas al ser un sistema automático de identificación (con un solo toque en el móvil se abre la puerta automática, torniquete o cualquier elemento de cierre de paso) y se integra con cualquier otro sistema de seguridad como cámaras, lectores RFID o sistemas de emisiones de entradas.

Otro elemento fundamental que la app puede facilitar, es el control de aforo en todo momento. Obtener remotamente y al momento el número de personas existentes en el evento permite seguir fácilmente con los protocolos de distanciamiento social.

En definitiva, la industria de eventos debe estar equipado con los conocimientos y las estrategias necesarias para ser capaz de organizar conciertos, festivales y ferias comerciales de manera responsable a pesar del coronavirus. Desde KeyCenter ofrecemos herramientas para la digitalización de los accesos que permitan llevar a cabo la organización presencial sin que tenga un impacto negativo en la propagación de la pandemia.

Si deseas más información sobre cómo podemos ayudarte, no dudes en contactarnos.